Comment déclarer un changement de bureau d’un club de foot en préfecture ?

Dans un club de football amateur, le bureau peut évoluer régulièrement : nouveau président, changement de trésorier, départ du secrétaire, renouvellement complet après une assemblée générale… Ces modifications ne doivent pas seulement être notées dans le procès-verbal du club. Elles doivent aussi être déclarées officiellement auprès de l’administration.

Pour une association sportive loi 1901, le changement de bureau doit être déclaré au greffe des associations de la préfecture ou sous-préfecture compétente. Cette formalité permet de mettre à jour les informations officielles du club et de justifier l’identité des dirigeants auprès des banques, des collectivités, de la Ligue, du District ou des partenaires.

Quand faut-il déclarer un changement de bureau ?

Un club de football doit déclarer tout changement dans la liste de ses dirigeants. Cela concerne notamment :

• le changement de président ;
• le changement de secrétaire ;
• le changement de trésorier ;
• l’arrivée ou le départ d’un membre du bureau ;
• le renouvellement complet du comité directeur ou du conseil d’administration ;
• une modification de l’adresse de gestion de l’association.

La déclaration doit être réalisée après la décision officielle du club, généralement à la suite d’une assemblée générale ou d’une réunion du comité directeur, selon ce que prévoient les statuts.

Quel délai pour déclarer le changement de bureau ?

La déclaration doit être effectuée dans un délai de 3 mois après le changement.

En pratique, il est conseillé de ne pas attendre. Un club peut avoir besoin rapidement d’un récépissé à jour pour modifier les signatures bancaires, déposer un dossier de subvention, renouveler une convention avec la mairie ou mettre à jour ses informations auprès des instances du football.

Qui doit faire la déclaration ?

La déclaration doit être faite par un dirigeant en exercice ou par une personne mandatée par le club.

Attention : ce sont les nouveaux dirigeants désignés qui doivent effectuer la déclaration, et non les anciens dirigeants qui ont quitté leurs fonctions.

Si la démarche est réalisée par une personne mandatée, il faut joindre un mandat signé par un dirigeant autorisé.

Quels documents faut-il préparer ?

Pour déclarer un changement de bureau, le club doit généralement préparer :

• le procès-verbal de l’assemblée générale ou de la réunion ayant élu le nouveau bureau ;
• la liste complète et à jour des dirigeants ;
• les informations personnelles des nouveaux dirigeants : nom, prénom, fonction, nationalité, profession et adresse ;
• les statuts de l’association si une modification statutaire a également eu lieu ;
• un mandat si la déclaration est réalisée par une personne autre qu’un dirigeant.

La liste transmise doit être claire et consolidée. Il ne faut pas seulement indiquer les personnes qui changent, mais fournir la composition complète du bureau ou de l’organe dirigeant après modification.

Comment faire la déclaration en ligne ?

La solution la plus simple est de faire la démarche en ligne via le service officiel de modification d’une association.

Le club doit se connecter au téléservice, sélectionner la démarche de modification, puis indiquer les nouvelles informations relatives aux dirigeants. Les documents justificatifs peuvent être ajoutés directement en ligne.

Une fois la déclaration validée, l’administration délivre un récépissé. Ce document est important : il permet au club de prouver officiellement la nouvelle composition de son bureau.

Accéder au service en ligne : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/R37933

Peut-on faire la déclaration par courrier ?

Oui. La déclaration peut aussi être faite par courrier ou sur place auprès du greffe des associations du département où se situe le siège social du club.

Dans ce cas, le club doit envoyer le formulaire adapté, accompagné du procès-verbal et de la liste à jour des dirigeants. Il est conseillé de conserver une copie complète du dossier transmis.

Faut-il publier le changement au Journal officiel ?

Le changement de dirigeants n’entraîne pas nécessairement une publication au Journal officiel. La publication concerne surtout certaines modifications comme le titre, l’objet ou le siège social de l’association.

Pour un simple changement de président, trésorier ou secrétaire, l’objectif principal est de mettre à jour la liste officielle des personnes chargées de l’administration de l’association.

Pourquoi cette démarche est importante pour un club de foot ?

Déclarer le changement de bureau permet d’éviter de nombreux blocages.

Un club dont les dirigeants ne sont pas à jour peut rencontrer des difficultés pour :

• modifier les accès bancaires ;
• signer une convention avec la mairie ;
• demander une subvention ;
• justifier l’identité du président auprès du District ou de la Ligue ;
• déposer un dossier administratif ;
• répondre à une demande d’un partenaire ou d’une collectivité.

Dans un club de foot, les changements de bureau interviennent souvent en fin de saison. Il est donc préférable de réaliser la déclaration rapidement après l’assemblée générale pour repartir sur une base administrative propre.

Que faire après la déclaration ?

Une fois le récépissé obtenu, le club doit penser à mettre à jour ses autres informations :

• les accès bancaires ;
• les contacts officiels auprès du District et de la Ligue ;
• les accès Footclubs ;
• les contacts mairie ;
• les documents internes du club ;
• le site internet et les réseaux sociaux ;
• les signatures autorisées pour les dossiers de subvention.

Le changement de bureau ne doit pas rester uniquement une formalité administrative. C’est aussi le bon moment pour vérifier que tous les outils du club sont à jour.

Erreurs fréquentes à éviter

Plusieurs erreurs reviennent souvent dans les clubs amateurs :

• oublier de déclarer le changement en préfecture ;
• transmettre uniquement le nom du nouveau président sans fournir la liste complète du bureau ;
• ne pas joindre le procès-verbal de l’assemblée générale ;
• ne pas vérifier les statuts avant l’élection ;
• oublier de mettre à jour la banque ;
• laisser les anciens dirigeants avec des accès Footclubs ou bancaires ;
• ne pas conserver le récépissé.

Pour éviter ces problèmes, le club peut préparer une checklist administrative à chaque assemblée générale.

FAQ

Le changement de président doit-il être déclaré en préfecture ?

Oui. Le changement de président fait partie des changements dans la liste des dirigeants de l’association. Il doit donc être déclaré auprès du greffe des associations.

Le changement de trésorier doit-il aussi être déclaré ?

Oui. Le trésorier fait partie des personnes chargées de l’administration de l’association. Son changement doit être déclaré.

Peut-on déclarer un changement de bureau en ligne ?

Oui. La démarche peut être effectuée en ligne via le service officiel de modification d’une association.

Le procès-verbal d’assemblée générale est-il obligatoire ?

Oui, il est fortement recommandé et généralement demandé, car il permet de justifier la décision ayant conduit à la désignation du nouveau bureau.

Que risque le club s’il ne déclare pas son changement de bureau ?

Le club peut rencontrer des difficultés administratives et les changements ne sont pas pleinement opposables aux tiers. En cas d’absence de déclaration, des sanctions peuvent également être prévues.

Conclusion

Déclarer un changement de bureau en préfecture est une étape indispensable dans la vie d’un club de football amateur. Après une assemblée générale ou un renouvellement de dirigeants, le club doit mettre à jour ses informations officielles dans les meilleurs délais.

Pour gagner du temps, il est conseillé de préparer à l’avance le procès-verbal, la liste complète du bureau et les informations des nouveaux dirigeants. Une fois le récépissé obtenu, le club pourra mettre à jour ses accès bancaires, ses contacts officiels et ses documents internes.