Comment personnaliser le montant des cotisations sur Footclubs ?

Tarif famille, geste pour un bénévole, cotisation offerte à un éducateur ou remise de début de saison : avec la cotisation en ligne de Footclubs, vous pouvez adapter le montant payé par chaque licencié. Dans ce tutoriel, vous apprendrez à personnaliser le montant des cotisations lors d’un renouvellement et lors d’une nouvelle demande de licence, et à choisir la bonne option selon votre situation.

Ce que vous allez apprendre dans ce tutoriel

• D’où vient le montant proposé par défaut au licencié.
• La différence entre un montant figé et un montant variable.
• Les 4 options disponibles lors d’un renouvellement.
• Les 3 options disponibles lors d’une nouvelle demande de licence.
• Quelle option choisir selon votre cas.

Avant de commencer : les prérequis

Pour personnaliser une cotisation, deux conditions doivent être réunies :

• le service Cotisation en ligne est activé pour votre club ;
• les tarifs sont paramétrés dans la rubrique « Cotisation licencié » (un montant par catégorie).

Si ce n’est pas encore le cas, suivez d’abord notre tutoriel Cotisation en ligne : l’outil FFF pour le paiement des licences.

Le principe à comprendre : montant figé ou montant variable

Lorsque vous renouvelez une licence ou créez une nouvelle demande, Footclubs récupère et affiche automatiquement le tarif enregistré dans la rubrique « Cotisation licencié » pour la catégorie concernée.

Ce que vous faites de ce montant détermine son comportement :

• Le champ contient un montant au moment où vous validez (celui affiché, un montant modifié ou 0) : ce montant est figé. Si vous changez ensuite vos tarifs dans « Cotisation licencié », cela n’aura aucun effet sur ce licencié.
• Le champ est vide au moment où vous validez (possible uniquement lors d’un renouvellement) : le montant est variable. Le licencié paiera le tarif en vigueur dans « Cotisation licencié » au moment où il complète son formulaire.

Dans la suite de ce tutoriel, nous prendrons un exemple simple : le tarif de la catégorie est fixé à 100 € dans la rubrique « Cotisation licencié ».

Personnaliser la cotisation lors d’un renouvellement : 4 options

Lors d’un renouvellement, le montant s’affiche dans la colonne « Prix appliqué ». Pour la démarche complète de renouvellement, consultez notre guide complet pour faire une licence FFF.

Option 1 : le montant fixe garanti

Ce que vous faites : vous laissez le montant affiché tel quel (100 €) et vous validez le renouvellement.

Résultat : le licencié se verra proposer de payer 100 €, même si vous modifiez plus tard le tarif dans la rubrique « Cotisation licencié ».

Quand l’utiliser ? Lorsque vos tarifs sont définitifs et que vous voulez garantir le montant au licencié.

Option 2 : la remise garantie

Ce que vous faites : vous remplacez le montant affiché par celui de votre choix, par exemple 50 €, puis vous validez.

Résultat : le licencié se verra proposer de payer 50 €, quelles que soient les modifications apportées ensuite dans « Cotisation licencié ».

Quand l’utiliser ? Pour un tarif famille, une réduction accordée à un bénévole, un cas social ou toute remise individuelle.

Option 3 : la cotisation offerte

Ce que vous faites : vous remplacez le montant affiché par 0, puis vous validez.

Résultat : la cotisation en ligne est offerte. Aucun paiement en ligne ne sera proposé au licencié.

Quand l’utiliser ? Pour un éducateur, un dirigeant ou un arbitre dont le club prend la licence en charge, ou lorsque le licencié règle sa cotisation autrement.

⚠️ Pensez-y : indiquez-le dans la fiche du licencié pour votre suivi comptable. Sans cette note, il sera difficile de savoir plus tard pourquoi aucun paiement n’a été enregistré.

Option 4 : le montant variable

Ce que vous faites : vous videz le champ (aucun montant), puis vous validez.

Résultat : le montant proposé au licencié suivra le tarif enregistré dans la rubrique « Cotisation licencié » au moment où il remplit son formulaire.

Exemple concret :

1. Jour J : vous validez le renouvellement avec le champ vide. Le tarif en vigueur est de 100 €.
2. J+2 : vous modifiez le tarif dans « Cotisation licencié ».
3. J+3 : le licencié complète son formulaire. C’est le nouveau tarif qui lui est proposé.

Quand l’utiliser ? C’est l’option idéale pour les remises de début de saison : vous appliquez un tarif réduit pendant une période, puis vous remontez le tarif dans « Cotisation licencié ». Les licenciés retardataires paieront automatiquement le tarif normal. Découvrez la méthode complète dans notre cas pratique : remise de début de saison.

Bon à savoir : cette option n’existe que pour les renouvellements.

Personnaliser la cotisation lors d’une nouvelle demande : 3 options

Lors d’une nouvelle demande de licence, le champ « Montant de la cotisation » se trouve en bas du formulaire. Le tarif de la rubrique « Cotisation licencié » s’affiche après la saisie de la date de naissance : c’est elle qui permet à Footclubs de déterminer la catégorie du licencié.

Pour la démarche complète, consultez notre tutoriel Comment créer une licence FFF sur Footclubs ?

Option 1 : le montant fixe garanti

Ce que vous faites : une fois la date de naissance saisie, vous laissez le montant affiché (100 €) et vous validez la demande.

Résultat : le licencié se verra proposer de payer 100 €, même si vous modifiez ensuite vos tarifs dans « Cotisation licencié ».

Option 2 : la remise garantie

Ce que vous faites : une fois la date de naissance saisie, vous remplacez le montant affiché par celui de votre choix, puis vous validez.

Résultat : ce nouveau montant sera proposé au licencié, quelles que soient les modifications apportées ensuite dans « Cotisation licencié ».

⚠️ Attention : le montant minimum pour que le paiement en ligne soit proposé est de 1 €.

Option 3 : la cotisation offerte

Ce que vous faites : une fois la date de naissance saisie, vous remplacez le montant affiché par 0, puis vous validez.

Résultat : la cotisation en ligne est offerte, aucun paiement en ligne ne sera proposé au licencié.

⚠️ Pensez-y : notez-le dans la fiche du licencié pour votre suivi comptable.

Tableau récapitulatif : quelle option choisir ?

Votre besoin	Ce que vous saisissez	Montant proposé au licencié	Renouvellement	Nouvelle demande
Appliquer le tarif normal et le garantir	Le montant affiché, sans le modifier	Le montant affiché, figé	✅	✅
Accorder une réduction individuelle	Un autre montant	Le montant saisi, figé	✅	✅ (1 € minimum)
Offrir la cotisation	0	Aucun paiement en ligne	✅	✅
Suivre l’évolution de vos tarifs (remise de début de saison)	Champ vide	Le tarif en vigueur quand le licencié remplit son formulaire	✅	❌

Cas pratique : mettre en place une remise de début de saison pour les renouvellements

De nombreux clubs proposent une remise de début de saison pour inciter leurs licenciés à renouveler leur licence avant une date limite. Avec le montant variable (option 4 du renouvellement), Footclubs applique automatiquement le bon tarif selon la date à laquelle le licencié complète son formulaire.

Notre exemple : le club propose un tarif réduit de 100 € pour les renouvellements effectués avant le 15 juillet. Après cette date, le tarif normal de 200 € s’applique.

Étape 1 : paramétrer le tarif promotionnel

1. Dans Footclubs, allez dans le menu « Organisation » > « Cotisations licenciés ».
2. Vérifiez que le montant de chaque catégorie correspond bien au tarif promotionnel (100 € dans notre exemple).
3. Si vous avez fait des modifications, cliquez sur « Valider ».

Étape 2 : renouveler les licences avec un montant vide

1. Allez dans le menu « Licences » > « Renouvellement ».
2. Cochez la case « Dématérialisation » pour effectuer des renouvellements dématérialisés.
3. Laissez vides les champs de la colonne « Prix club ».
4. Cliquez sur « Valider ».

⚠️ C’est l’étape clé : si un montant est renseigné dans la colonne, il est figé et la fin de la promotion ne s’appliquera pas à ce licencié. Revoyez le fonctionnement du montant variable si besoin.

Étape 3 : passer au tarif normal le 15 juillet

Le 15 juillet, la promotion est terminée : mettez à jour vos tarifs.

1. Retournez dans « Organisation » > « Cotisations licenciés ».
2. Remplacez le tarif promotionnel par le tarif normal (200 € dans notre exemple).
3. Cliquez sur « Valider ».

Notre conseil : notez la date de fin de la promotion dans votre agenda pour ne pas oublier cette étape.

Le résultat

Le nouveau montant s’applique à tous les licenciés renouvelés avec un montant vide qui n’ont pas encore transmis leur formulaire :

• les licenciés qui ont transmis leur formulaire avant le 15 juillet ont pu payer 100 € ;
• ceux qui le transmettent après le 15 juillet se voient proposer 200 €.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Croire qu’un changement de tarif s’applique à tous les licenciés : modifier la rubrique « Cotisation licencié » n’a aucun effet sur les demandes validées avec un montant renseigné.
• Laisser le montant affiché lors d’une remise de début de saison : pour que le tarif suive vos changements, le champ doit être vide au moment du renouvellement.
• Saisir un montant entre 0 et 1 € pour une nouvelle demande : le minimum est de 1 €. Pour offrir la cotisation, saisissez 0.
• Offrir une cotisation sans le noter dans la fiche du licencié : votre trésorier ne pourra pas rapprocher les comptes.

FAQ : personnaliser le montant des cotisations sur Footclubs

Comment appliquer une réduction à un seul licencié ?

Lors du renouvellement (colonne « Prix appliqué ») ou de la nouvelle demande (champ « Montant de la cotisation »), remplacez le montant affiché par le montant réduit, puis validez. Ce montant est garanti au licencié.

Comment offrir la cotisation à un licencié ?

Saisissez 0 dans le champ du montant avant de valider. Aucun paiement en ligne ne sera proposé au licencié. Pensez à le noter dans sa fiche pour votre suivi comptable.

Si je modifie mes tarifs, les licenciés déjà renouvelés sont-ils concernés ?

Uniquement ceux dont le renouvellement a été validé avec un champ vide (montant variable). Pour tous les autres, le montant validé est figé.

Pourquoi le montant n’apparaît-il pas dans le formulaire de nouvelle demande ?

Le montant s’affiche après la saisie de la date de naissance, qui permet de déterminer la catégorie du licencié. Vérifiez aussi que le service Cotisation en ligne est activé et que le tarif de la catégorie est renseigné dans « Cotisation licencié ».

Quel est le montant minimum d’une cotisation en ligne ?

Pour une nouvelle demande, le montant minimum pour que le paiement en ligne soit proposé est de 1 €. En dessous, saisissez 0 pour offrir la cotisation.

En résumé

• Footclubs propose par défaut le tarif de la rubrique « Cotisation licencié ».
• Un montant renseigné est figé : montant affiché, montant réduit ou 0 (cotisation offerte).
• Un champ vide rend le montant variable, uniquement pour les renouvellements : idéal pour les remises de début de saison.
• Pour une nouvelle demande, le montant s’affiche après la date de naissance et doit être d’au moins 1 € (ou 0 pour l’offrir).

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