Cotisation en ligne : l’outil FFF pour le paiement des licences

À retenir

Le service Cotisation en ligne de Footclubs permet aux clubs de football de proposer le paiement des cotisations par carte bancaire lors de la demande de licence dématérialisée.

Il peut être activé par le correspondant Footclubs depuis le menu Organisation > Cotisation en ligne. Le club doit ensuite transmettre les documents réglementaires, ouvrir un portefeuille électronique et paramétrer les montants de cotisation par catégorie.

Ce service est facultatif, mais il représente une solution pratique pour gagner du temps, faciliter le suivi des paiements, proposer le règlement en plusieurs fois et limiter les risques d’impayés.

Footclubs : tout savoir sur le service Cotisation en ligne

Depuis plusieurs saisons, les clubs de football utilisant la dématérialisation des demandes de licences peuvent proposer à leurs licenciés de régler leur cotisation directement en ligne par carte bancaire. Ce service, disponible depuis Footclubs, permet de simplifier la gestion administrative des licences FFF et d’améliorer le suivi des paiements au sein du club.

Une fois activée, la cotisation en ligne apparaît à la fin du formulaire de demande de licence dématérialisée. Le licencié peut alors payer sa cotisation en une seule fois ou en plusieurs mensualités, si le club a choisi d’autoriser cette option.

Qu’est-ce que la cotisation en ligne Footclubs ?

La cotisation en ligne est un service proposé aux clubs affiliés à la Fédération Française de Football. Il permet aux licenciés de payer leur cotisation club directement en ligne, après avoir complété leur demande de licence dématérialisée.

Concrètement, lorsque le licencié termine son formulaire de licence, il peut accéder à une étape de paiement en ligne. Le règlement s’effectue par carte bancaire, via le prestataire de paiement Lemonway, choisi par la FFF pour ce service.

Ce dispositif reste facultatif pour les clubs. Chaque club peut décider de l’activer ou non dans Footclubs. En revanche, si le service est activé, seuls les licenciés qui effectuent leur demande de licence en ligne pourront utiliser ce moyen de paiement.

Les avantages de la cotisation en ligne pour les clubs

La cotisation en ligne présente de nombreux avantages pour les clubs, notamment en début de saison, lorsque les renouvellements et nouvelles licences sont nombreux.

Elle permet d’abord de faciliter le suivi des paiements. Le club peut savoir plus rapidement quels licenciés ont réglé leur cotisation, quels paiements sont en attente et quels dossiers nécessitent une relance.

Le service permet également de proposer un paiement en plusieurs fois. C’est un vrai avantage pour les familles, notamment lorsqu’elles doivent régler plusieurs licences en même temps. Le club peut définir le nombre maximum d’échéances autorisées.

Autre avantage important : le club limite la manipulation d’espèces et de chèques. Cela réduit les risques d’erreurs, de pertes ou d’oublis, tout en simplifiant le travail du trésorier, du secrétaire ou du correspondant Footclubs.

Enfin, le licencié reçoit automatiquement une preuve de paiement par email. Cela sécurise la transaction et évite de nombreuses demandes de justificatifs en cours de saison.

Combien coûte le service Cotisation en ligne ?

Le service entraîne des frais de transaction à la charge du club. Pour chaque paiement effectué en ligne, des frais fixes et variables sont prélevés.

Pour une carte bancaire CB, Visa ou Mastercard émise en France, les frais sont les suivants :

0,12 € de coût fixe par transaction ;
0,55 % du montant de la transaction.

Exemple : pour une cotisation de 100 € payée en une seule fois, le club percevra 99,33 €. Les frais représentent donc 0,67 €.

Il faut toutefois faire attention au paiement en plusieurs fois. Les frais sont prélevés à chaque transaction, donc à chaque mensualité. Par exemple, pour une cotisation de 80 € payée en 4 fois, il y aura 4 transactions de 20 €. Chaque échéance générera 0,23 € de frais, soit 0,92 € de frais au total.

Le coût peut également varier selon le pays d’émission de la carte bancaire. Pour une carte Visa ou Mastercard émise dans l’Espace Économique Européen, le pourcentage est différent. Pour une carte émise hors EEE, les frais sont plus élevés.

Simulateur club

Calculez le coût de la cotisation en ligne Footclubs

Estimez les frais de transaction Lemonway et le temps administratif gagné par rapport à un encaissement classique par chèque ou espèces.

Informations du club

Nombre de licenciés concernés Cotisation moyenne par licencié (€) Type de carte bancaire utilisée

Hypothèses de temps gagné

Temps moyen pour encaisser un chèque / paiement manuel

min / licencié

Temps administratif de suivi évité

min / licencié

Valeur estimée du temps administratif

€ / heure

Paiement en une seule fois

Montant total encaissé —

Frais Lemonway estimés —

Coût moyen par licence —

Montant net perçu par le club —

Paiement en 3 fois

Montant total encaissé —

Frais Lemonway estimés —

Coût moyen par licence —

Montant net perçu par le club —

Temps administratif estimé gagné

— heures économisées

Équivalent en journées de 7h —

Valeur estimée du temps gagné —

Surcoût du paiement en 3 fois —

Simulation indicative basée sur des frais fixes de 0,12 € par transaction, auxquels s’ajoute un pourcentage variable selon le type de carte bancaire. En cas de paiement en plusieurs fois, les frais fixes sont prélevés à chaque échéance.

Qui peut activer la cotisation en ligne dans Footclubs ?

L’activation du service doit être effectuée depuis Footclubs. En règle générale, seul le correspondant Footclubs du club peut activer le paiement des cotisations en ligne.

Avant de commencer la procédure, il est important de préparer les documents demandés. Le club devra fournir plusieurs pièces justificatives permettant l’ouverture d’un portefeuille électronique au nom de l’association.

Les documents à préparer avant l’activation

Avant d’activer le service, le club doit préparer les documents suivants :

l’insertion au Journal Officiel de l’association ;
la copie complète du procès-verbal de la dernière Assemblée Générale ;
les statuts complets certifiés conformes à l’original ;
la pièce d’identité en cours de validité du président ou du trésorier, recto-verso ;
le RIB officiel au nom de l’association.

Ces documents seront transmis depuis Footclubs lors de la procédure d’activation. Ils serviront à la création du portefeuille électronique du club auprès du prestataire de paiement.

Les fichiers doivent être lisibles et transmis dans un format accepté : PDF, JPG, JPEG, BMP, GIF, TIF, TIFF ou PNG. Chaque fichier ne doit pas dépasser 4 Mo.

Comment activer la cotisation en ligne dans Footclubs ?

Pour activer le service, le correspondant Footclubs doit se connecter à Footclubs puis se rendre dans le menu :

Organisation > Cotisation en ligne

La procédure se déroule ensuite en plusieurs étapes.

Étape 1 : pré-activer le service

Le club doit choisir s’il souhaite proposer ou non le paiement en plusieurs fois. Si cette option est activée, il faudra définir le nombre maximum de mensualités autorisées.

Le club devra ensuite accepter les conditions générales d’utilisation liées au service, puis cliquer sur le bouton d’activation. Le statut du service passera alors en cours d’activation.

Étape 2 : vérifier les coordonnées du club

Footclubs affichera les informations relatives au club et à son président. Il est important de vérifier que toutes les informations sont exactes : coordonnées du club, coordonnées du président, téléphone, adresse et informations administratives.

Si certaines informations sont incorrectes, elles doivent être corrigées dans les menus concernés de Footclubs avant de poursuivre l’activation.

Étape 3 : transmettre les documents réglementaires

Le club doit ensuite joindre les documents demandés : Journal Officiel, procès-verbal d’Assemblée Générale, statuts, pièce d’identité et RIB officiel.

Ces documents sont contrôlés par Lemonway. Si un document est refusé ou incomplet, le club recevra une notification et devra le retransmettre.

Une fois les documents validés, le portefeuille électronique du club est créé et le service de paiement en ligne peut être activé.

Étape 4 : paramétrer les cotisations par catégorie

L’activation du service ne suffit pas. Le club doit aussi paramétrer le montant des cotisations par catégorie de licence.

Pour cela, il faut se rendre dans le menu :

Organisation > Cotisations licenciés

Pour chaque catégorie, le club doit renseigner le montant demandé au licencié dans la colonne prévue à cet effet. Si une nouvelle catégorie doit être utilisée pour la saison à venir, il est possible de l’ajouter manuellement avant de renseigner son tarif.

C’est cette étape qui permettra ensuite au licencié de voir le bon montant à régler au moment de sa demande de licence en ligne.

Tutoriel vidéo

Comment le licencié paie sa cotisation en ligne ?

Une fois le service activé et les montants paramétrés, le licencié complète normalement sa demande de licence dématérialisée.

À la dernière étape du formulaire, il peut choisir de payer sa cotisation en ligne. S’il règle en une seule fois, il est redirigé vers le formulaire de paiement par carte bancaire.

Si le club autorise le paiement en plusieurs fois, le licencié peut choisir le nombre de mensualités, dans la limite fixée par le club. Un récapitulatif des échéances lui est alors présenté avant validation.

Après le paiement, le licencié reçoit automatiquement une preuve de paiement par email à l’adresse indiquée dans sa demande de licence.

Comment le club suit les paiements ?

Le club peut suivre les règlements directement depuis Footclubs. Une fois le service activé, il peut consulter son portefeuille électronique depuis le menu :

Organisation > Cotisation en ligne > Porte-monnaie Club

Depuis cet espace, le club peut consulter le solde disponible, suivre les paiements réalisés par les licenciés et demander le virement du solde vers le compte bancaire de l’association.

Le suivi peut également être effectué depuis le menu :

Licences > Liste

Une colonne permet de visualiser l’état d’avancement du règlement pour chaque licencié. En cliquant sur le nom du licencié, le club peut accéder au détail de son règlement.

Ce suivi est particulièrement utile en cours de saison pour identifier les licenciés qui ne sont pas encore à jour financièrement et les relancer rapidement.

Peut-on saisir un paiement reçu hors ligne ?

Oui. Si un licencié ne choisit pas le règlement en ligne, ou s’il règle sa cotisation par chèque, espèces, virement ou carte bancaire directement auprès du club, il est possible de renseigner manuellement le montant perçu dans le détail de sa fiche licence.

Cela permet au club de conserver un suivi centralisé des paiements, même lorsque tous les licenciés n’utilisent pas la cotisation en ligne.

Que signifient les statuts de paiement ?

Dans le suivi des paiements, plusieurs statuts peuvent apparaître :

En attente : l’opération est prévue mais n’a pas encore été finalisée.

En succès : le montant a bien été réglé par l’adhérent et transféré vers le porte-monnaie du club.

En erreur : une erreur est survenue pendant le paiement, par exemple lors de la saisie des coordonnées bancaires ou de la validation 3D Secure.

Annulé : une échéance a été annulée à la suite d’une opération en erreur.

Ces statuts permettent au club de comprendre rapidement la situation de chaque règlement.

Pourquoi activer la cotisation en ligne ?

La cotisation en ligne est un vrai gain de temps pour les clubs. Elle simplifie l’encaissement, limite les échanges de chèques ou d’espèces, facilite la gestion comptable et améliore le suivi administratif des licences.

Elle permet aussi de réduire les risques d’impayés. En ayant une vision claire des règlements effectués ou en attente, le club peut relancer les licenciés concernés plus facilement au cours de la saison.

Pour les licenciés et les familles, le service est également pratique. Le paiement peut être effectué directement après la demande de licence, sans déplacement, avec une preuve de paiement reçue automatiquement par email.

Sources utiles

fff.fr : https://www.fff.fr/23-dematerialisation-et-cotisation-en-ligne/398-cotisation-en-ligne.html